ERP-системы: с ними сложно, без них невозможно
Владимир Демин,
Columbus IT Partner Russia,
www.columbus.ru
Источник:
ione.ru
Любовь движет миром людей. Мир бизнеса, безусловно, приводит в движение информация. С подобными утверждениями я познакомился давно -- в пору безмятежной студенческой юности, и тогда мне казалось, что это тонкий обман досужих философов. Почему я, обладая информацией, не могу двигать миром? Лишь спустя много лет, поработав бизнес-консультантом в различных компаниях и выполнив огромное количество разнообразных проектов, я осознал, что информация – это ключ ко всем дверям. Однако ключа может оказаться недостаточно, нужно еще знать, в какую сторону его крутить. Иначе говоря, информация бесполезна без способа ее применения.
Размер имеет значение
В мире бизнеса существует несколько базовых стратегий управления информацией. Наиболее хорошо разработана система управления внутренними ресурсами и информацией предприятия, которая называется ERP (Enterprise Resource Planning) и о которой далее пойдет речь.
Бизнес весьма неоднороден по своей структуре: крупная компания может говорить о катастрофе в случае снижения рыночной доли на пару процентов, а уличный торговец может считать, что его бизнес на подъеме, если он второй день подряд продал на три "хот-дога" больше. Понятно, что потребности, да и само содержание информации, необходимой для бизнеса, различны. Если в компании работает 5 человек и она обрабатывает 10-20 операций в день, то никакая хитроумная система по обработке и управлению информацией ей не нужна. С таким объемом бизнес-транзакций вполне справляется сам человек: он помнит всех клиентов, их дебиторскую задолженность, все отгрузки и детали контрактов, помнит какой баланс на расчетном счете и какие платежи необходимо сделать в ближайшее время.
Если компания растет, то объем перерабатываемой ею информации становится чрезмерным для обработки одним человеком, что решается разделением труда: один сотрудник управляет операциями, другой -- бухгалтерией и т.д. Появляется первая необходимость в структуризации информации. Чем крупнее становится компания, тем больше локальных задач решает все большее количество персонала. Управление таким потоком разрозненной информацией – это искусство, впрочем, уже превратившееся в достаточно простую задачу, если использовать ERP. Внедрение и использование стратегии ERP на предприятии -- задача сложная и дорогая. Посмотрим, какими критериями должна обладать компания для того, чтобы система ERP давала больше ценностей, чем затрат. Сразу замечу, что все описанные ниже критерии имеют смысл макропараметров и не зависят от конкретной индустрии или специфики предприятия. Это своеобразный взгляд сверху на компанию и ее развитие в контексте работы с ERP-системой.
Размер. Итак, мы выяснили, что размер компании имеет существенное значение для работы с ERP. Не нужно стрелять из пушки по воробьям: если компания не достигла «критической массы», попытки использовать ERP могут затормозить ее развитие. По опыту нашей компании, давно и активно работающей на этом рынке, порог для использования ERP – более 10 сотрудников, коммерческий оборот -- более $500 тыс.
Культура управления. Все ли сотрудники знают, что делать в различных бизнес-ситуациях? Всегда ли проблемы решаются самым оптимальным образом? Знает ли руководитель, где имеются "дыры" в бизнес-процессах? Все эти вопросы весьма актуальны в компаниях, где отсутствует регламентированная процедура обработки штатных и нештатных ситуаций. ERP-система способна справиться с подобной задачей. Работающая система практически не оставляет шансов для действий вне рамок определенных регламентов и, следовательно, существенно повышает управляемость и управленческую прозрачность компании. Если компания уже задумывается на тему введения подобных регламентов – это верный признак ее готовности к внедрению ERP.
Структура управления. ERP дает возможность воспринимать компанию в различных управленческих "срезах", что позволяет структурировать управление предприятием. В крупной компании всегда существует несколько (зачастую и очень много) направлений бизнеса (каналов сбыта, видов деятельности, номенклатурных групп и т.д.). Не все они одинаково прибыльны для компании, некоторые могут оказаться и убыточными. Возможность определить вклад и затраты каждого из бизнес-направлений в деятельность компании и уметь управлять ими – важный элемент стабильности и процветания. Обеспокоенность руководства вопросом прибыльности отдельных бизнес-направлений свидетельствует о своевременности обращения к ERP.
Плановый рост. Большинство компаний могут весьма успешно развиваться. Однако во многих случаях рост губительно сказывается на компаниях, которые не подготовились к нему должным образом. При росте компании более чем 100% в год может произойти потеря фокуса, нарушение управляемости и, как следствие, стремительный рост затрат. Обычно руководители замечают это слишком поздно и вынуждены идти на крайне непопулярные меры, которые не всегда спасают компанию. Чтобы преодолеть негативные последствия стремительного роста, необходим управленческий базис, предусматривающий изменения в бизнес-направлениях. Тогда рост компании органично ляжет на подготовленную структуру, в которой возможны управление и контроль. Поэтому если ваша компания собирается расти на 100% и более в год, есть смысл задуматься об ERP.
Что изменится в компании с приходом ERP
ERP-системы -- это не обычные компьютерные программы, прихода которых в компанию при желании можно и не заметить. Придется на многие вещи взглянуть по-новому, а многие серьезно перестроить, и это дает весомые результаты. Основные преимущества выглядят так:
Информированность. Все необходимые данные для принятия решений о развитии бизнеса или любых операционных решений доступны из единого хранилища данных. Это, конечно, не гарантирует от принятия неверного решения, но создает необходимую базу для его осмысленного принятия.
Управление. Формализация бизнес-процессов компании предохраняет ее от "растекания" и обидных операционных ошибок.
Интеграция. Все подразделения компании связаны друг с другом, и более не возникает необходимости многократного ввода одной и той же информации или сверки результатов.
Контроль. Появляются широкие возможности для контроля и предотвращения несанкционированных действий пользователей. Это особенно актуально для компаний, в которых процветает воровство.
Однако появление на предприятии ERP-системы имеет и свои издержки:
Утрата локальной гибкости. С приходом интегрированной системы пользователям придется осознать, что теперь каждое их действие должно быть тщательно продумано с точки зрения его влияния на другие участки компании, связанные одним бизнес-процессом. С этим хорошо справляются бизнес-процедуры, но если бизнес развивается, то потребность перестраивать процедуры остается. Длительная обработка изменений в процедурах, неизбежная в ERP, обычно сильно раздражает пользователей, которые считают это обыкновенной бюрократией. Кроме того, многократно возрастает вес обыкновенной пользовательской ошибки. Недостаточно внести исправления в место ввода неправильной информации, ошибку нужно "вычистить" из всех связанных участков бизнес-процесса.
Увеличение нагрузки на персонал. Скачкообразное расширение сбытовых и операционных возможностей компании, вызванное автоматизацией ввода первичной информации, дает возможность обрабатывать больше транзакций силами существующего или даже меньшего персонала. При этом ответственность за корректность ввода возрастает. Здесь уместно вспомнить аналогичную проблему увеличения интенсивности труда в XX веке, вызванную появлением компьютера. Известно, что с внедрением компьютеров люди связывали надежду на сокращение рабочей недели до 4 дней за счет автоматизации труда. Однако о сокращении рабочего времени сегодня речь не идет, а интенсивность рабочих процессов возросла на порядок. Внедренная ERP-система существенно увеличивает интенсивность работы персонала, что обязательно проявится в виде повышенной утомляемости, а затем и агрессии к системе.
Построение профессиональной службы бизнес-анализа. Управлять структурой компании и ее бизнес-процессами в соответствии с требованиям изменяющихся бизнес-условий и накладывать эти изменения на ERP-систему под силу только специально обученному персоналу. Поэтому поддержка системы в работающем и актуальном состоянии требует создания дополнительного подразделения в компании – группы бизнес-анализа. Для руководства компании организация такой службы создает еще одну задачу – перевести отношение к разработке и поддержке информационных технологий из затратной категории в инвестиционную.
Компания, внедрившая ERP, сильно отличается от своего "первобытного" состояния. В ней появляется другое отношение к информации, новые средства ее обработки, работают иные способы коммуникации сотрудников и отделов компании. Научившись жить по-новому и преодолев трудности переходного периода, предприятие выходит на новый уровень своего развития, который стимулирует рост и предохраняет от потерь.
